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档案管理暂行办法
2014-06-13 11:34 党政办 

第一章 总则

    第一条 为加强对学院综合档案的科学管理,更好地为学院各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》及有关文件精神,结合学院工作实际,制定本办法。

    第二条  本办法所指的档案是指学院在从事教学、科研、基建、财务、党政管理以及其它各项活动中,直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文件、图表、声像和实物等不同载体的历史记录。

    第三条  学院档案工作是维护学院历史真实面貌的事业,是办好学院的重要基础工作之一,也是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要标志。因此,学院把档案工作纳入整体发展规划,做到布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作,确保学院档案的完整、准确、系统、安全,以利开发利用。

    第四条  学院档案划分为党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产与科技开发、出版、外事、财会等十个门类,以及声像、实物等特殊载体和类别,由院档案室集中统一管理。

第二章 管理体制与任务

    第五条  学院档案工作是在院行政领导下,由一名院领导分管,实行统一领导,分级管理。

    第六条  学院设有综合档案室,在院办公室领导下开展档案工作,配备专职档案管理员,统一管理学院各部门形成的全部档案,开发档案信息资源,开展档案的提供利用工作;指导各处室及有关部门进行各种应归档文件材料的收集、整理、分类、立件(卷)和归档工作;办理领导交办的其他有关档案业务工作。其业务工作接受省教育厅档案部门的指导、监督和检查。同时负责对本室主办形成的应归档的文件及其他载体材料(包括院务会、院长办公会等会议记录)进行立件归档;对院领导外出带回的各种文件及会议材料进行立件归档;负责对上级机关的普发文件进行立件归档;对院发文进行立件归档。

    第七条  充分发挥档案法规的行政监督职能。严格把好鉴定验收、上报成果,晋升等级等关口。在科研成果上报、基建工程验收、大型仪器设备开箱时,必须通知档案部门派人参加并签署意见,没有完整、准确、系统的文件材料的项目一律不予上报,不予验收。其它各种门类档案也采取相应措施,使立卷归档工作制度化。  

    第八条  学院实行文件材料形成部门预立卷制度,各处室均应确定专(兼)职档案网络人员。一般由部门专(兼)职档案员按文件材料的自然形成过程,加以系统整理组卷、编排页号或件号,填写卷内目录,交院档案室工作人员检查、装订后向院档案室移交。院档案室工作人员要认真指导立卷工作,以保证归档案卷的质量。
    学院教学楼、办公楼、学生公寓、职工宿舍等公共建设物的报批手续、土地征购证、合同、工程设计、竣工图等文件材料由院后勤处负责基建工作的同志负责立件(卷)并向院办公室移交归档。

    第九条  在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的对学院保存价值的各种载体形式的文件、材料,均应按照规定向院档案室移交,任何单位和个人不得以任何借口不交或将档案资料据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,院档案室可通过征集、协商代管等多种形式进行管理。对于移交和捐赠档案的部门和个人,应尊重其权益。

    第十条  档案工作人员应当热爱档案事业,钻研档案业务技术,忠于职守,不断提高档案管理水平和服务工作质量。

第三章 归档要求

    第十一条  文件材料的形成:凡学院在公务活动中形成的文件材料,都要按照有关规范和标准记载、录制或输入在一定载体上,并保证其形成的质量。用纸质载体的文件材料杜绝使用铅笔、圆珠笔等其他易褪色用笔,签字手续要完备,否则由文秘部门退回重新办理或补签手续。
    第十二条  归档范围:凡是反映学院公务活动,具有查考利用价值的各种载体文件材料均属归档范围。

    第十三条  归档文件材料的要求:归档文件材料要齐全完整,准确的反映学院工作活动的真实内容和历史过程;同一事件多种文件材料要齐全;同一文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文与被转发文等要齐全;照片档案底片、照片、文字说明要一致等。各类文件材料一般归档一式两份,特殊情况适当增加归档份数。

    第十四条  文件的归档:在院办公室的指导下,各部门档案网络人员应对归档文件及其他载体的材料,按分类方案和保管期限分别收集、整理、分类组件(卷),定期向院办公室移交归档。各类文件材料归档应填写移交清单一式两份,由交接双方按清单验收、签字(除立卷人签字外,还需部门领导审签),注明日期后各存一份,以备查考。

    第十五条 归档时间:
    1、文书、声像、实物及电子档案于次年五月底前移交归档。


    2、会计档案在会计年度终了立卷后,在财务部门保管一年,期满后移交归

档。
    3、基建档案在该工程竣工验收后三个月内移交归档。
    4、大型设备和固定资产档案材料在设备开箱验收后半个月移交归档。

    第十六条 学院工作人员外出参观考察、学习培训和参加各种会议获得的文件,须交由办公室档案管理人员登记、签字后方可报销资料费和会务费。
   

     第十七条 购置大型设备、固定资产、声像材料等,须由办公室档案人员验收、签字后方可报销经费。

第四章 档案的管理与利用

    第十八条 院档案室遵循便于保管和利用的原则,对全部档案进行科学的分类、编号、排列上架,编制《案卷目录》、《归档文件目录》、《全引目录》等各种检索工具,以方便利用查找。

    第十九条 院档案室应做好档案的安全与保护工作。档案库房应具有防盗、防火、防鼠、防虫、防霉、防尘、防强光、防高温、防潮湿等措施,并不断改进档案保护技术,改善档案保管条件,延长档案使用寿命,逐步实现档案管理和检索工作现代化。

    第二十条 院档案室应建立档案保密制度,维护档案的完整和安全。

    第二十一条 院档案室应建立档案统计制度,按年度对档案案卷数量、档案的收进、移出及保管、利用等情况进行统计,并按规定向上级报送档案工作基本情况统计表。

    第二十二条 组织开展档案史料的编研工作,大力开发档案信息资源,积极主动地为学院各项工作服务。

    第二十三条 院档案室应建立档案借阅制度,按规定履行审批手续。调阅利用档案应注意做到:
    1、学院档案主要为本单位、本系统服务,外单位调阅档案必须持有单位介绍信,并经办公室主任同意后方可调阅。
    2、调阅档案只限室内查阅,不得带出调阅室,阅前登记,阅后及时归还,档案管理人员应对归还档案进行检查。
    3、阅档人员需要摘抄、复印档案,应征得办公室主任同意后方可进行。
    4、档案管理人员要认真做好档案调阅、利用的登记工作,掌握利用效果和结果。

第五章 鉴定与销毁

    第二十四条 档案的鉴定与销毁,由分管档案工作的领导召集有关部门负责人、专职档案人员进行,其他任何人不得擅自销毁档案。

    第二十五条 制定学院各类档案保管期限表,作为档案鉴定销毁的依据。

    第二十六条 销毁档案程序:

    1、对经鉴定确无保存价值的档案,先拟写销毁报告并登记造册。
    2、会计档案的销毁应按程序报批。
    3、其他档案的销毁应经分管档案工作的院领导及办公室主任签字,并有两人以上参加。
    4、秘密文件的销毁,应按保密工作的有关规定执行。
    5、销毁文件的清册存档备查。

第六章 考核、奖励与处罚

    第二十七条 学院建立档案检查、考核和评估制度,明确岗位职责。对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励。

    第二十八条 对于工作失职、造成档案损失的,参照《中华人民共和国档案法实施办法》和《安徽省档案管理办法》的有关规定予以追究。

第七章 附则

    第二十九条 本办法由院办公室负责解释。
    第三十条 本办法自通过之日起执行。

 

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